از شـروط پـذيـرش مـقـاله، رعـايـت نـظـم در نگارش آن است. نويسنده، هر قدر هم كه توانا و صـاحـب سـبك باشد، هنگام همكاري با سازمان دائرة المعارف، خويش را با ضوابط اين مجموعه هـمـاهنگ مي سازد. نوشتن بر برگه هاي ويژه دائرة المعارف و رعايت شيوه هاي توصيه شده،سـبب مي گردد كه كارگزاران سازمان بتوانند چرخه اي مناسب را تدارك بينند و از اتلاف وقت و هـزيـنـه بـپرهيزند. نوشتن بر يك رويِ كاغذ، رعايت فاصله ميان سطرها، خالي نهادن حاشيه هـاي راسـت و چـپ و بـالا و پـايـيـن، نـوشـتـن بـا خودكار مشكي، نهادن فاصله مناسب ميان كلمات مستقل، نهادنِ تشديد و همزه، و تحويل متن پاك نوشته و خوانا و تميز و بدون قلم خوردگي جدّاً توصيه مي شود.