بـخـش پـرونـده عـلمـي بـه مـثـابـه قـلب و مـركـزثقل هر سازمان دائرة المعارفي است. گروهي كه در اين بخش به پـژوهـش مـي پـردازنـد بـايـد از مـيـان افـراد خـبـره، مـتـخـصـّص وكـارشـنـاس انتخاب شوند و به اطّلاعاتي در زمينه خاصّ پژوهشي كـه بـه آنـان مـحـوّل مـي شـود، مـجهّز باشند نيز در زمينه اطّلاعات عـمـومـي، تاريخ اسلام و كتابشناسي، تا بدان حد آگاهي داشته بـاشـنـد كـه در مـوقـع پـژوهـش، بـتـوانـنـد مـدخـل را نـخـست به دقّت شناسايي نموده، سپس به مراجع مربوط مـراجـعـه و مـطـالب را دريافته، فيش برداري نمايند. بنابراين، پژوهشگران اين بخش بايد داراي امتيازاتي به اين شرح باشند:

1 ـ بـه زبـان هـاي فـارسي، عربي، و ترجيحاً انگليسي آگاهي داشته باشند.

2 ـ توان استنباط و درك مفاهيم و انتقال آن ها را داشته باشند.

3 ـ از قـدرت انـتـقـال و تـشـخـيص خوبي برخوردار باشند تا درموقع حسّاس بتوانند تصميم علمي مناسب بگيرند.

4 ـ بـر فـنّ اسـتـفاده از احاديث و اصطلاحات مربوط به آن و بهره وري از متون عربي و اصطلاحات مربوط به علوم و فنون اسلامي تسلّط كافي داشته باشند.

5 ـ كـتـابـشـنـاس و آگـاه بـه مـتـون قـديـم و جـديـد بـوده، يـا حـدّاقـل مـنـابع و مآخذ عمومي مرجع و برخي از منابع تخصّصي درزمـيـنـه حـديـث، فقه، تفسير، سيره و تراجم، تاريخ، جغرافيا و ادبـيـات را بـشـناسند و نيز بايد به منابع تخصّصي مدخلي كه به تشكيل پرونده علمي آن مشغولند، آشنايي داشته باشند.

6 ـ بردبار، پر حوصله و داراي پشتكار باشند و براي يافتن يك مـطـلب بـه مـنـابـع و مـآخذ متعدّد مراجعه نمايند و سطر به سطر و صفحه به صفحه، جلو روند.

7 ـ تـواضـع و فـروتـنـي عـلمـي و اخـلاقي را در خويش جمع كرده بـاشـنـد. پـژوهـشـگـري كـه از سـعـه صـدر درمـسـائل عـلمـي و اخـلاقـي بـر خـوردار نباشد، نمي تواند خود را ازلغزش ها، خودبيني ها، دشمني ها و ديگر آفات تحقيق و پژوهش دورنگه دارد.

افـرادي بـا ايـن ويـژگـي هـا را، پـس از انـتـخـاب و سـپـردن كـارپـژوهـشـي در بـخـش تـشـكـيـل پرونده هاي علمي، بايد به تناسب تخصّص و اطّلاعاتشان، به دسته هاي مختلفي تقسيم كرد و هر يك يـا چـنـد نـفر از آنان را در بخشي كه كارايي بيش تري دارند به كار پژوهش گماشت.

در بـخـش پـرونـده هـاي علمي، تقسيم كار، يكي از محورهاي اصلي مـوفـّقـيـّت اسـت، زيرا مدخل هاي ارجاع شده به بخش ‍ پرونده هاي علمي به رشته هاي گوناگون و موضوعات مختلف تقسيم مي شود. پـژوهـشـگـران ايـن بخش بايد كار پژوهش را در رشته تخصّصي خود دنبال نمايند. اگر محقّقان اين بخش به خوبي از عهده كار برآيـنـد و پـرونـده هـاي علمي شايسته اي فراهم آورند، مي توان ادّعاكرد كه تا حدّي فراوان، به تأليف مقاله كمك كرده اند، زيرا مؤلفـّان بـا تـكـيـه بر همان منابع و مآخذ مي توانند مقاله اي جامع وعلمي تأليف كنند.

تـشـكـيـل هر پرونده علمي، داراي چهار مرحله اساسي است. گردشكـار در ايـن چـهـار مـرحـله، زيـر نظر مدير بخش پرونده هاي علمي انجام مي گيرد. اين مراحل عبارتند از:

1 ـ مـرحـله تـنـظـيـم و تشكيل: پس از آن كه مدير بخش پرونده هاي عـلمـي، مـدخـلي را در اخـتـيـار پـژوهـشـگر قرار مي دهد تا براي آن پـرونـده اي تـشـكـيـل دهد، در آغاز پژوهشگر بايد پوشه و صفحه شناسنامه منابع را كه قبلاً براي اين كار تهيّه شده، از مدير بخش ‍ تـحـويـل بـگيرد. سپس با در دست داشتن عنوان و كد مخصوص آن، به بخش گزينش عناوين مراجعه كند و عنوان مورد نظر را بيابد و مشخّصات آن را به صورت كامل در صفحه اي يادداشت نمايد. سپس مـنـابـع و مـراجعي را كه بر روي برگه شناسه عنوان ثبت شده،يـادداشت نمايد. به اين ترتيب، نخستين مرحله پژوهش، جهت تنظيم و تشكيل پرونده علمي آغاز مي گردد.

پـژوهـشـگـر بـا تـوجّه به نشاني هاي داده شده، به منابع و مآخذ مـراجـعه مي كند و عنوان مورد نظر را در آن منابع مي يابد و شماره صـفـحـه و جلد آن منبع و شناسنامه حقوقي كتاب را يادداشت مي كند؛ سپس در بخش تكثير از آن صفحات رونوشت مي گيرد و آن ها را به تـرتـيـب صـفـحـات بـه هم الصاق مي كند و در پوشه اي كه قبلاً تهيّه كرده، قرار مي دهد. پژوهشگران در اين مرحله از كار، بايد بادقـّت كـامـل مآخذ و منابع ديگر را از راه نشاني هاي داده شده در مآخذ پـيـشـين، شناسايي و دنبال كنند و با توجه به تخصصي كه درزمـيـنـه كـار خـويـش دارنـد، به شناسايي منابع ديگر بپردازند و مـطـالب مـربـوط بـه مـدخـل را بيابند. در اين مرحله، نكاتي بايد رعايت شود.

الف ـ مـراجـعـه بـه منابع عمومي و مرجع: هر پژوهشگر بايد مآخذ عـمـومي را بـشـنـاسـد، تـا بـتـوانـد ردّ پـاي هـرمـدخـل را در آن هـا بـيـابـد. اين منابع عبارتند از: دائرة المعارف ها، فرهنگنامه ها، دانشنامه ها، لغتنامه ها، كتب عمومي تراجم و تاريخ و اصطلاحات.

ب ـ مـراجـعـه بـه مـنـابـع اخـتـصـاصـي: پـس از شـنـاسـايـي مـدخل در منابع عمومي، پژوهشگران بايد به كتب اختصاصي در آن زمينه مراجعه كنند.

ج ـ مراجعه به فهرست هاي عمومي كتابخانه ها و كتب چاپي و خطّي: در مـورد بـسـيـاري از مـدخـل هـاي دائرة المـعـارفـي، بـايـد بـه كتابشناسي پرداخت. به اين منظور، بايد به فهرست هاي عمومي كتب چاپي و خطّي كتابخانه ها براي يافتن مطالب مربوط به هرمدخل مراجعه كرد.

د ـ مـراجـعـه بـه مـجلاّت و نشريّات ادواري: در مجلات و روزنامه ها(اعـم از سـالنـامـه، فـصـلنـامـه، مـاهـنـامه، هفته نامه، روزنامه و گـاهـنـامـه) مـقـالات ارزنـده و تـحقيقي در مورد بسياري از عناوين و مدخلها يافت مي شود كه بايد حتماً به آنها مراجعه كرد. كليد ورود بـه مـجـلات و نـشـريـات و اسـتـفاده از آنها، فهارس است كه براي مـقـالات چـاپ شـده در ايـن نـشـريـات تـهـيـه شـده، كـه بـعـداً در كتابشناسي به آنها اشاره خواهيم كرد.

ه‍ ـ مراجعه به منابع و مراجع پراكنده.

2 ـ مـرحـله بـررسي نخست: پس از اين كه پرونده علمي به وسيله پـژوهـشـگـران بـخـش پـرونـده هـاي عـلمـي تـشـكـيـل گرديد، به مدير بخش سپرده مي شود. مدير بخش براي اين كه اطمينان يابد پرونده علمي داراي ويژگي هاي لازم است، آنرا براي بررسي به كارشناسي متخصّص مي سپارد. كارشناسي كـه مـأمور بررسي پرونده علمي مي شود، نكاتي را بايد رعايت كند كه عبارتند از:

يـك. مـطـالعـه كـامـل مـنـابـع و مآخذي كه در پرونده آمده و اطّلاع ازصـحـّت و سـقـم آنـهـا و نيز كنترل تمامي منابع و صفحات آن؛ تا اگـر تـشكيل دهنده پرونده در شناخت يا تكثير صفحات و شناسنامه كتاب اشتباهي مرتكب شده است، آن را دقيقاً مشخّص ‍ نمايد.

دو. شـنـاسـايـي مـنـابـع و مـآخـذي كـه از چـشـم تشكيل دهنده پرونده دور مانده و نتوانسته است بر آن ها وقوف پيداكـنـد. در ايـن مـرحـله، بـررسـي كـننده مي تواند از متن منابع درون پـرونـده، بـخـش هـاي ديـگـري را نـيز شناسايي كند و آن ها را درصـفـحـه اي يـاد داشـت نـمايد و خود براي يافتن مطلب در آن منابع اقـدام و شـمـاره جلد و صفحه را مقابل نام كتاب كه بر روي صفحهاي يادداشت كرده ثبت نمايد. همچنين مي تواند شخصاً به شناسايي منابع جديد بپردازد و آنها را بر روي همان صفحه ياد داشت نمايد.كـار بـررسـي كـنـنده در حقيقت هم كشف و ترميم نواقص و هم رفع واصلاح نقائص پرونده است.

3 ـ مـرحـله تـكـمـيـل پرونده علمي: پرونده علمي بار ديگر از جانب مـديـر بـخـش، بـه فـردي كـه آن پـرونـده راتـشـكـيـل داده ارجـاع مـي شـود تا با توجه به رهنمودهاي بررسي كـننده، به ترميم نواقص و رفع نقائص بپردازد. گاه هم پرونده بـه پـژوهـشـگـر ديـگـري ارجـاع مـي شـود تـا آن را تـكـمـيـل نـمـايـد. پـس از اين كه پژوهشگر نقايص و نواقص را برطـرف و اصـلاح نـمـود، نـوبـت بـه ثـبـت مدارك و منابع در برگه خـاصـّي كـه جدول بندي شده و براي اين كار آماده گشته مي رسد. پـژوهـشـگـر در آغـاز، هـمـه مـنـابع موجود در پرونده را به ترتيب تـاريـخـي مـنـظـّم مـي كـنـد؛ سـپـس نـام مـشهور و كوچك مؤلّف را درجـدول اوّل پـس از جـدول شـمـاره رديـف يـادداشـت مـي كـنـد. درجـدول بـعـد، سـال تـولد يـا مـرگ مـؤلف يـاسـال تـأليـف كـتـاب؛ در جـدول بـعـد نـام كـامـل كـتـاب؛ در جـدول بـعـد نـام محقّق، مصحح، مترجم و يا...؛ درجـدول بـعـد نـاشـر و مـحـلّ نـشـر؛ در جـدول بـعـد چـاپ وسال نشر؛ در جدول بعد شماره جلد كتاب (اگر كتاب چند جلدي است) و شـمـاره صـفـحـه يـا صـفـحـات كـتـاب و درجـدول بـعـد كـُد كـتـابـخـانـه و در جـدول بـعد موضوع فرعي و درجـدول آخـر مـلاحـظات ثبت مي گردد. اگر هر كدام از اين اطّلاعات درپـشـت جـلد يـا صفحه شناسنامه كتاب موجود نباشد، به جاي آن خطّ تـيـره كـشـيـده مـي شـود. پـس از پـايـان كار، در صفحه شناسنامه پـرونده كه به صفحه اوّل داخل پوشه الصاق شده، اين اطّلاعات ثـبـت مـي شـود. مـدخـل مـورد نـظـر كـه پـرونـده آن تـشـكـيـل شـده به صورت كامل در جدول مخصوص در بالاي صفحه شـنـاسـنـامـه ثـبـت مـي گـردد. در جـدول بـعـد نـام تـشـكـيـل دهـنـده و تـاريـخ تـشـكـيـل، سـپـس نـام بـررسـي كـنـنـده اوّل آن گاه نام تكميل كننده پرونده با قيد تاريخ نوشته مي شود. بعد از اين كارها، پرونده به مدير بخش سپرده مي شود.

4 ـ مـرحـله بـررسـي نـهـايـي: بررسي كننده نهايي پرونده مسؤول بـررسـي دقـيـق مـنـابـع، چگونگي تكثير، انطباق شماره جلد وصـفـحـات، چـگـونـگـي ثـبـت مـراجع در برگه از نظر تاريخي ومسائلي از اين دست است. چنانچه پرونده از اين جهات عيبي نداشت، بررسي كننده اعلام مي كند كه آن پرونده براي تأليف مقاله آماده است.

چـنـد نـكته در مورد پرونده علمي باقي مي ماند كه اشاره به آنها ضروري است:

يك. منابع تكثير شده حتماً بايد رونوشت چاپ اصلي كتاب باشد. اگر چاپ اصلي به هيچ وجه در دست نباشد، مي توان از چاپ افست يا رونوشت آن استفاده كرد.

دو. مـآخـذ چاپي مقدم بر منابع خطّي هستند. پس اگر كتابي هم به صـورت خـطـّي و هـم بـه صـورت چاپي موجود باشد، رونوشت ازنـسـخـه چـاپـي آن تـهيّه مي شود، مگر اين كه مطلب مهمّي در نسخه خطّي وجود داشته باشد يا نسخه چاپي مطلوب نباشد.

سـه. در مـيـان نـسـخه هاي چاپي نسخه اي مقدّم است كه با تحقيق وتصحيح همراه باشد.

چـهـار. تـا مـتـن اصـلي كـتـاب ـ به هر زبان كه باشد ـ وجود دارد، نبايد از ترجمه يا تلخيص آن استفاده كرد.

پـنـج. مـراحلي كه در تهيّه پرونده علمي ذكر شد، مربوط به همه پـرونـده هـاي عـلمـي در هـمـه رشته هاست. امّا در مورد شخصّيت ها ودانـشـمـنـدان، مرحله ديگري نيز به آن چهار مرحله اضافه مي شود كـه عـبارت است از كتابشناسي پرونده علمي. اگر نام شخصّيتي صـاحـب تـأليـف و اثر، مدخل دائرة المعارف باشد، بايد در مرحله پـنـجـم، بـه كتابشناسي وي پرداخت و نوع و مشخصّات آثار او راذكر كرد.

شـش. انـتـخـاب مدخل تنها به بخش گزينش و تصويب هيأت علمي مـحـدود نـمـي شـود، بـلكـه پژوهشگران بخش پرونده علمي نيز حقدارند در اين مورد اعلام نظر كنند و چنانچه طيّ پژوهش، متوجّه عنوان جـديـدي شـونـد كـه از نـظر بخش گزينش دور مانده بايد با ذكر مدارك و اسناد و وجه اهمّيّت آن، به بخش گزينش يا هيئت علمي و ياسـر ويراستار دائرة المعارف اطّلاع دهند. نيز اگر متوجّه شوند كه عنوان انتخاب شده از جانب بخش گزينش و تصويب شده هيئت علمي،اهمّيّت لازم را براي ورود به دائرة المعارف ندارد، بايد آن را بهصـورت مـستند و علمي به مسؤولين مربوط اطّلاع دهند. همچنين اگرمـتـوجـّه شـونـد مـدخـل انـتـخـاب شـده صـحـيـح نـيـسـت و بـايـد شـكـل ديـگري براي آن بر گزيد، بلافاصله بايد به مسؤولان دائرة المعارف خبر دهند تا در پي اصلاح آن بر آيند.

هـفـت. گردش كار در مراحل مذكور مربوط به پرونده ها و عناويني اسـت كه همه مآخذ و منابع آن ها در كتابخانه مركزي دائرة المعارف موجود است. گاهي يك يا چند منبع و مأخذ اصلي پرونده علمي، دركـتـابـخـانـه دائرة المـعـارف مـوجـود نـيـسـت. در ايـن صـورت،تـشـكـيـل دهـنـده پـرونـده عـلمـي و بـررس يـا تـكـمـيل كننده آن مي بايست آن مأخد را كاملاً شناسايي كند و مشخص سـازد كـه آيـا اصـولاً آن منبع اكنون موجود است يا خير. اگر موجوداسـت، آيـا چـاپ شـده يا به صورت خطّي است. اگر خطّي است دركـجـا نـگـهـداري مـي شود، تحت چه نام و شماره اي. سپس بايد اين اطـّلاعـات را روي بـرگـه در خواست تهيّه كتاب يادداشت كند و امضا نمايد و تاريخ زند و مدخل مورد نظر را نيز بر بالاي برگه قيد كـنـد و آن را تـحـويـل بـخـش پـيـگـيـري و تـهـيـّه مـنابع غير موجود كتابخانه دهد تا به تهيّه آن اقدام شود. استقصا در مورد منابع هرپـرونـده عـلمـي ارزش عـلمي مقاله را بالا مي برد و نبايد تنها به امكانات موجود در كتابخانه دائرة المعارف اكتفا كرد بلكه بايد ازامـكـانـات ديگر كتابخانه ها، چه داخل و چه خارج كشور نيز استفاده نـمـود تـا مـقـاله از نـظـر مـنـابـع اصـلي، مـهـم و دسـت اول غني گردد.